[NOTULEN] ALV 17 oktober 2015

De FORUMREGELS, en opmerkingen over dit forum

Moderator: Moderatoren

waldo79
Secretaris & Moderator
Berichten: 15402
Lid geworden op: Do 05 Mei 2005, 10:28
Locatie: Tiel
Contact:

[NOTULEN] ALV 17 oktober 2015

Berichtdoor waldo79 » Zo 01 Nov 2015, 22:37

Hierbij de notulen van de algemene ledenvergadering van de Vereniging van 17 oktober jl.

    Onderwerp: Notulen 2e ALV Wegenforum
    Datum: 17 oktober 2015, Kerkstraat 12, Bodegraven
    Aanwezigen: René, Robin, Mark, Vincent, Juerd, Jeroen van Lieshout, Waldo (notulist), Benjamin, Mario, Jeroen Kostelijk, Wouter, Harry, Kees, Theodoor, Andries

    01 Opening en vaststellen agenda
    Vincent opent de vergadering om 14.05 uur en heet de aanwezige leden welkom. Tevens maakt hij van de gelegenheid gebruik het punt moderatorschap in te gelasten onder 7. De daaronder oorspronkelijk geagendeerde punten schuiven één plek op.

    02 Ingekomen stukken/mededelingen
    Er zijn geen ingekomen stukken noch mededelingen te bespreken.

    03 Verslag vorige vergadering
    *Harry vraagt of het financiële verslag en het jaarverslag vooraf via het ledenforum gedeeld kunnen worden. Het bestuur gaat gehoor geven aan deze vraag.
    *Kees vraagt zich af waarom het bestuur mee zou willen modereren. Robin reageert hierop dat het bestuur relatief vaak aanwezig is op het forum en gelegenheid heeft discussies te sturen. Waldo voegt daaraan toe dat het handig is om zelf peilingen uit te zetten en mededelingen te plaatsen.
    *Kees geeft aan dat als alternatief de rechten van het bestuur uitgebreid hadden kunnen worden in plaats van direct moderatorschap toe te kennen.
    *Vincent zegt dat er over nagedacht is om het bestuur meer rechten te geven en aanvankelijk hadden Robin en Waldo slechts leesrechten in het moderatieforum. In die zin konden zij al indirect invloed uitoefenen op de moderatie. Vincent oordeelt dat dit zou leiden tot een soort “schaduw modereren” wat de transparantie niet ten goede komt.
    *René drukt het bestuur op het hart dat het automatisch promoveren tot moderator geen automatisme moet zijn. Enige regulering in bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement is op zijn plaats: Wie wordt wanneer moderator?
    *Wouter geeft aan dat het hem niet duidelijk is wat er gebeurt als een bestuurslid terugtreedt. Vervalt zijn moderatiebevoegdheid dan? Vincent beantwoordt dat dit niet zonder meer zo is. Voor het overige komt modereren uitvoerig aan bod onder punt 07.

    Voor het overige zijn er geen vragen over de notulen waardoor zij in bijzijn van de ALV vastgesteld worden.

    04 Financieel verslag
    *Robin licht de resultatenrekening en de balans toe. Wanneer de contributies voor het komende jaar al in 2015 betaald worden kunnen we een positief resultaat van ruim € 500,- boeken voor 2015. Er is enige verwarring op welk jaar de eerder betaalde contributie slaat. Vincent geeft aan dat degenen, die in het najaar 2014 lid zijn geworden de contributie voor enkel het kalenderjaar 2015 in rekening is gebracht. Degenen, die in 2015 lid zijn geworden betaalden voor 2015.
    *Mario en René opperen in december de “facturen” voor het komend kalenderjaar te versturen.
    *Andries merkt op dat de bankkosten van € 156,55 wat aan de hoge kant zijn in zijn ogen. Robin geeft aan dat we extra kosten maken, vanwege de verplichte afname van 2 bankpassen. Daarnaast heeft hij voorafgaand aan het openen van de rekening bij de ABN AMRO een vergelijking gedaan bij een aantal aanbieders. Het prijsniveau en de geboden service ontlopen elkaar niet zoveel. Waldo valt bij dat hij bij de Rabobank ook ruim € 10,- betaalt voor een verenigingspakket en dat er eventueel nog periodiek verrekend wordt. René voegt toe dat banken gaandeweg duurder worden en steeds meer losse kosten in rekening brengen.
    *Mario vraagt waar de storting van € 90,= vandaan komt. Robin meldt dat een anonieme donateur ons dat bedrag heeft geschonken. Hij geeft daarbij aan dat het bestuur een aanbod heeft gekregen goederen (wegengerelateerde spullen), zonder tegenprestatie, in bezit krijgt om het naar eigen inzicht te gebruiken of te verhandelen ten bate van de verenigingskas.

    De kascommissie is tevreden over de door de penningmeester aangeleverde documenten. Voor zover er vragen waren zijn die adequaat beantwoord. De kascommissie adviseert de ALV het financieel verslag goed te keuren en de penningmeester décharge te verlenen. Door middel van handopsteking geschiedt goedkeuring met algemene stemmen.

    Kees en Harry melden zich om in de kascommissie plaats te nemen.

    05 Jaarverslag
    Vincent geeft aan dat de vereniging na de opstartfase (van oprichting tot aan de vorige ALV) in rustiger vaarwater is gekomen. Vanuit het bestuur is gekeken naar geïnitieerde plannen en ideeën (uitgeven verenigingsblad en organiseren van meetings). Vincent constateert dat het forum stabiel blijft draaien; het aantal storingen is minimaal en het aantal bezoekers is dusdanig dat Google Adsense een behoorlijke inkomstenbron blijkt.

    *Tussentijds wil Kees nog weten op welke periode Vincent terugblikt. Harry ziet de periode van ALV tot ALV als logische ijkpunten.
    De meeting in Maastricht mag een succes genoemd worden, de opkomst was zodanig dat het niet op één enkele dag paste. Daartoe zijn er op de tweede dag niet forumgebruikers aan de geïnteresseerden toegevoegd. Waldo merkt op dat het wat het qua organisatie zeker een vervolg mag krijgen.
    *Een kritisch puntje vanuit Harry is dat een presentje als sociaal gebaar de eerste dag gemist werd. Waldo merkt op dat dit de tweede dag is goedgemaakt. Juerd geeft mee dat een eigen “presentje” meerwaarde geeft en roept het bestuur op in gesprek te gaan voor mogelijke sponsoring. Wouter oppert bijvoorbeeld eigen wijnflesjes met logo. *Robin reageert dat het bestuur het eigen presentje oppikt voor de nabije toekomst; in de opstartfase ontbrak het aan voldoende geld.
    *Wouter is van mening dat kosten voor uitjes in de begroting een plaats horen te krijgen; zo heb je meer inzicht in hoeveel gereserveerd is voor een activiteit en hoeveel eigen bijdrage nog nodig is.
    *René is het daarmee eens: creëer budget voor relatiegeschenken en het huren van een busje. In het vervolg daarvan attendeert René het bestuur dat het projectbureau rondom SAAL (Schiphol – Amsterdam – Almere) excursies rondom de projecten organiseert.
    *Mario vraagt zich af of er op korte termijn activiteiten te verwachten zijn en krijgt bijval van Wouter. Hoeft niet perse inhoudelijk te zijn, een forum-barbecue wordt evengoed gewaardeerd. Robin nodigt leden uit met voorstellen te komen.

    05a Erelidmaatschap
    Door middel van handopsteking is René met algemene lidmaatschap tot erelid verkozen.

    06 Vooruitblik
    Vincent geeft aan dat het eigen hoekje voor de vereniging meer vorm kan krijgen, een portal is nog steeds een optie. Het twitteraccount wordt in elk geval door Mark regelmatig voorzien van updates en er zijn inmiddels zo'n 35 volgers. Er is daar sprake van enige discussie, maar het dient vooral als doorgeefluik richting het forum.

    *Wouter ziet meerwaarde in het starten van een Facebookgroep of -pagina.
    *Andries en Kees zien potentie in Facebook. Kruisbestuiving, potentiële aanwas van gebruikers en leden. Het kan volgens Robin bijdragen aan de bekendheid van het forum en vanuit Facebook ontspinnen zich weer eigen discussies.
    *Juerd geeft aan dat er als opstapje een “duimpje” op het forum gezet kan worden zodat je in beeld komt bij Facebook. Zo'n 1 op de 4 duimpjes genereert aandacht op Facebook.
    *Robin zegt dat een Facebookaccount met zich meebrengt dat er actief inhoudelijke reacties plaatst.
    *Een optie is, volgens Juerd, een Twitter – Facebook treintje. Het één versterkt het ander. Twitter is voor de snelle, to-the-point reacties, terwijl je in Facebook kunt linken aan hele discussies.

    *René meldt dat het plaatsen van foto's van meetingen aandacht kan kweken, toont dat je meerwaarde biedt en degenen die bevreest zijn openlijk op Internet te verschijnen kunnen, naar Juerd, altijd een stapje achteruit zetten op een foto. Wellicht is het een idee trending topics voor de laatste 7/14 dagen naar voren te brengen, af te raden in Juerd's ogen: zou veel herhaling opleveren.
    *Harry vreest dan mogelijk interessante thema's te missen als niet Facebook-gebruiker. Vincent weet dat zoiets niet te voorkomen valt met het inzetten van verschillende media, maar in het algemeen worden actuele items op Facebook wel opgepikt op het forum. Maar er zijn mogelijkheden om Facebookpagina's voor een ieder zichtbaar te maken (Juerd).
    *Wouter is enigszins beducht voor het binnenhalen van trollen.
    *Andries is daar niet zo bang voor; zelfreinigend vermogen is groot en trollen krijgen niet de aandacht die ze nodig hebben.
    *Vincent ziet toegevoegde waarde van Facebook: contact leggen met de buitenwereld is een groot goed en ongewenste figuren kun je “onschadelijk” maken door ze in de juiste context te benaderen. Anders rest de optie stopzetten.

    Afsluitend is er nog enige discussie over het al dan niet houden van bestuursverkiezingen. Het huishoudelijk reglement schrijft eens in de 3 jaar bestuursverkiezingen voor. Het bestuur gaat door in ongewijzigde samenstelling nu er zich geen nieuwe kandidaten gemeld hebben.
    *Juerd: breed bekendmaken bestuursverkiezingen; voorstel vanuit bestuur voor nieuwe kandidaten en mocht er geen belangstelling zijn dan is vervanging op individueel niveau mogelijk.
    *Andries: aankondigen ALV: uitnodiging uitdoen om zich te kandideren, met een voorstel voor nieuwe kandidaten vanuit het bestuur.
    *René weet dat er 10 leden nodig zijn om een motie in te dienen een bestuursverkiezing op te zetten.

    07 Moderatorschap
    Het moderatorteam functioneert als een commissie binnen de vereniging met grote mate van autonomie, maar wel verantwoordelijkheid jegens de ALV. De vraag is hoe rollen en verhoudingen zich in de toekomst gaan uitkristalliseren. Er bestaan uiteenlopende visies over de mate waarin je de verhouding moderatoren: ALV : bestuur gaat regelen.
    *René toont zich voorstander van een jaarlijks evaluatiemoment voor de moderatoren. Dit biedt gelegenheid te 'investeren' in het motiveren van je moderatorenteam. Moderatoren die om welke reden ook minder actief zijn, kan mee in gesprek gegaan worden. Eventuele consequentie is dat er een wissel plaatsvindt. Een persoon vanuit het bestuur kan zich hierop richten. Verder staat hij voor een duidelijk omschreven beleid wat betreft verantwoordelijkheden: wie doet wat waarom binnen het moderatorenteam. Wie neemt beslissingen in geval van discussie? Kort gezegd: een wat meer persoonlijke benadering richting het moderatorenteam.

    *Andries vraagt duidelijkheid over lidmaatschap moderatoren. Antwoord: iedereen is lid.
    *Andries en Juerd hebben enige moeite met het instellen van beperkingen aan bevoegdheden van moderatoren: lichte ingrepen kan een moderator op eigen gezag doen. Voor verdergaande ingrepen is terugkoppeling en eventueel instemming in de groep nodig. Het bestuur kan op hoofdlijnen bestuur afleggen.
    *Harry meldt dat de ALV het bestuur een opdracht kan meegeven om moderatorenbeleid op te stellen.
    *Vincent stelt dat het prettig is voor zowel de moderatoren als gebruikers dat er enige richtlijnen zijn.
    Sowieso is het in goede banen leiden van discussies van een zodanig belang voor het forum en daaraan gelieerd de vereniging dat moderatie jaarlijks geagendeerd moet worden in de ALV.
    *Robin ziet een leidende positie voor het bestuur voor de samenstelling van het moderatorenteam.
    *Harry geeft mee dat de ALV kan ingrijpen mocht er onvrede bestaan over beslissingen omtrent de moderatoren.
    *Wouter: eerder is al aangegeven dat het opzeggen van het lidmaatschap van de vereniging leidt tot het vervallen van het moderatorschap.

    08 Opzet subfora
    Het bestaan van het subforum “Highwaymasters” wordt in het algemeen gezien als een clubje binnen de club wat lastig valt uit te leggen in het open karakter van de vereniging. De deelnemers in Highwaymasters zijn niet meer een afspiegeling van het forum. Een aantal deelnemers is niet lid van de vereniging.
    *René stelt het onderdeel geheel te sluiten en niks te bewaren.
    *Mark wil hiervoor een deadline stellen.
    *Andries ziet een soort platform binnen het ledenforum voor zich: een “wegrestaurant”voor leden; brengt wel risico met zich mee dat een klein kringetje ontstaat binnen de vereniging.

    2 voorstellen worden in stemming gebracht:
    **Het opheffen en verwijderen van Highwaymasters: door middel van stemmen middels handopsteking is dit voorstel met algemene stemmen aangenomen.
    **Het instellen van een subforum binnen het verenigingsforum voor het delen van lief en leed: door middel van stemmen middels handopsteking is dit voorstel met algemene stemmen aangenomen.
    Meetings komen gaandeweg wat losser te staan van het forum, ze hebben afhankelijk van de keuze van de organisator een wat meer publiek karakter.

    *In het algemeen is men voorstander van het openbaar aankondigen van activiteiten, zo kun je nieuwe gebruikers of leden werven. Het uitwisselen van persoonlijke gegevens en foto's kan dan beperkt blijven tot correspondentie via PB of een hoek op het verenigingsforum. Harry stelt voor een nieuw meetingforum te introduceren met afschaffing van het oude. Tevens kan bij wijze van naslag en uithangbord een overzicht van recente activiteiten in het portal worden opgenomen.

    Het volgende voorstel wordt in stemming gebracht:
    **Opheffen en vernietigen bestaande meetingforum alsmede het faciliteren van een openbare aankondigen van meetings en het inrichten van een besloten locatie voor nabespreking en gegevensuitwisseling.

    Wat betreft “Verkeersprofessionals”: nomineren om het op niet zichtbaar te zetten en in 2016 voor verwijdering voorstellen. Robin vindt dat het op zijn plaats is in het subforum een mededeling te plaatsen. Bevriezen van een subforum vergt geen stemming.

    09 Image-hosting
    Vanwege inperkingen bij verschillende (gratis) foto-hosters verdwijnen er regelmatig afbeeldingen op het forum waardoor de context in een flink aantal reacties uit het verleden wegvalt. Idee is om zelf afbeeldingen te hosten.
    *Juerd meldt dat vanuit TNX geen bezwaar noch een verplichting heeft tot pré-moderatie (pas na screening plaatsen). Er kan vanuit de rechthebbende gesommeerd worden afbeeldingen te verwijderen die overduidelijk het auteursrecht schenden. Er geldt hier wel enige bewijslast van degene, die meent in zijn rechten te zijn aangetast. Juerd wil ruimte beschikbaar stellen om het hosten van afbeeldingen in eigen hand te nemen.
    Let wel dat er een risico ligt voor de domeinnaamhouder, de vereniging :een rechthebbende kan verzoeken tot verwijdering indienen. Terechte claims komen in eerste instantie ten laste van de vereniging (en indirect de bestuurders).

    *René wijst op de persoonlijke consequenties.
    *Harry oppert de mogelijkheid het toevoegen van afbeeldingen voor te behouden aan leden of wellicht beperkt te modereren op oude afbeeldingen. Juerd ontraadt dit vanwege het extra werk wat het met zich meebrengt.

    **In stemming wordt gebracht de opdracht te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om op enig moment zelf afbeeldingen te hosten en op enig moment te effectueren. Van de 12 aanwezige leden hebben er 4 bezwaar en 2 onthouden zich van stemming. Het voorstel wordt verworpen.
    *Bij wijze van alternatief suggereert Mario het bestuur de pijnpunten rond het hosten in kaart te brengen en later ter stemming voor te leggen aan de ALV.

    10 Wat verder ter tafel komt en rondvraag
    Andries constateert dat de ALV nu 2 maal op rij in Zuid-Holland is georganiseerd en vraagt of het mogelijk is om de volgende ALV in Midden- of Oost-Nederland te organiseren. Hij geeft daarbij aan dat leden het vrij staat locaties voor te stellen bij het bestuur. Juerd oppert het bestuur de mogelijkheid om via Hackersspaces.nl een ruimte elders te laten zoeken. Veelal is het tegen een geringe vergoeding of vrij te gebruiken.

    11 Sluiting
    De volgende vergadering zal tijdig via het subforum voor leden worden aangekondigd. Vincent besluit de vergadering om 17.45 uur.

Redactie: aankondiging voor niet-verenigingsleden gebeurt evenals voorheen in dit subforum.
Vereniging Wegenforum: wegenforum at (@) gmail.com.

Gebruikersavatar
RSK
Penningmeester & Moderator
Berichten: 6843
Lid geworden op: Do 19 Sep 2013, 11:40
Locatie: Knooppunt Bodegraven

[NOTULEN] Financieel verslag

Berichtdoor RSK » Za 07 Nov 2015, 11:54

In aanvulling op bovenstaande hierbij het financieel verslag. Let op: zoals besproken op de ALV lopen de financiële verslagen van 1 januari t/m 31 december. Dit in tegenstelling tot de jaarverslagen, die van ALV tot ALV lopen.

Financieel verslag 2014 schreef:Afbeelding

Afbeelding

Toelichting op de resultatenrekening over 2014
Op de resultatenrekening zijn de inkomsten en uitgaven in het boekjaar 2014 gecategoriseerd weergegeven. De kosten bevatten diverse kleinere posten, maar bestaan voor veruit het grootste deel uit de oprichtingskosten. Die zijn vanwege de noodzakelijke formaliteiten bij notaris en Kamer van Koophandel relatief hoog, maar door goed onderzoek vooraf wel zo laag mogelijk gehouden. Het bestuur van de vereniging heeft er met het oog op de beperkte financiële middelen voor dit jaar voor gekozen om af te zien van een vergoeding voor reis- en vergaderkosten.

Aan de inkomstenzijde is de voornaamste bron van inkomsten de contributie, naast de donaties en vrijwillige bijdragen. De post advertenties is over 2014 nog beperkt tot een klein bedrag, omdat de uitbetaling van Google enkel gebeurd wanneer het saldo boven een bepaalde drempel komt. Aangezien de advertenties pas vanaf begin november op het forum geplaatst zijn, was er nog geen uitbetaling. De verwachting is echter dat de advertenties qua opbrengst ongeveer even groot zullen worden als de contributie bij gelijkblijvend ledental.

Mede door de hoge incidentele kosten over dit boekjaar is er een beperkt positief resultaat. Hierbij moet opgemerkt worden dat deze kosten eenmalig zijn. Uiteraard zullen de kosten toenemen wanneer de vereniging niet vier maar twaalf maanden actief is binnen een boekjaar, maar bij een gelijkblijvend ledental zullen de resultaten enkel positiever worden, zodat de vereniging meer financiële armslag krijgt.

Toelichting op de balans per 31-12-2014
Nadat de vereniging op 1 september 2014 is opgericht, resteerde in het kalenderjaar en boekjaar 2014 nog vier maanden. In die maanden is achtereenvolgens een bankrekening geopend, is de contributie voor het komende jaar (2015) geïnd, zijn enkele kosten betaald en zijn de voorgeschoten kosten voor oprichting verrekend met het bestuur. Eventuele uitgaven aan bijvoorbeeld kantoorartikelen zijn omwille van de eenvoud als kosten geboekt, ook wanneer ze in latere boekjaren nog wel gebruikt kunnen worden. Zodoende is er verder geen sprake is van materiële bezittingen die op de balans verantwoord moeten worden. De enige post die met een bedrag is opgenomen op de balans is derhalve de post ‘Liquide middelen’. In de praktijk was dat enkel het banksaldo, zijnde een bedrag van €52,31.

Voorts nog een opmerking over de contributie:
RSK schreef:Zoals in de notulen is terug te lezen, is op de ALV benadrukt dat alle contributie die vanaf de oprichting van de vereniging tot heden is ontvangen, wordt beschouwd als contributie vanaf het moment van lid worden tot en met 31 december 2015. Op die manier kunnen we de contributie makkelijker gelijk laten lopen met de boekjaren. Na overleg is besloten dat het betalingsverzoek voor de contributie over het jaar 2016 in januari zal worden verstuurd.
Ceterum censeo viam imperiam tertiam construendam esse.


Terug naar “Forum”



Wie is er online

Gebruikers op dit forum: Geen geregistreerde gebruikers en 1 gast